Arkivbokser

Arkivbokser - Oppbevar verdisakene og dokumentene dine trygt

Siden introduksjonen i 1975 har A4-papirstørrelse blitt standarden for bedrifter og hjemmebrukere over hele verden; alt fra regninger og fakturaer til fakser og brev skrives ut på denne mest allsidige papirstørrelsen.

Utrolig nok, selv den utbredte bruken av elektronisk post har ikke gjort et betydelig innhugg i mengden papir som brukes i bedrifter.

Så hva gjør du med alle disse papirdokumentene?

Alt som kan kasseres bør selvsagt gjøres med sensitiv informasjon og gjenbruk i tankene, men journalføringslover og forskrifter tilsier at mye av det daglige papirarbeidet som brukes i en virksomhet eller organisasjon må oppbevares i minst 5 år.

Arkivbokser (også kjent som arkivbokser, dokumentbokser, kontorarkivbokser eller bankbokser) gir den perfekte løsningen for arkivering av dokumenter; den lave innkjøpsprisen på arkivesker av papp gjør at denne typen oppbevaringsløsninger typisk passer for alle virksomheter, uansett størrelse.

6 ting du bør vurdere når du ser på arkivbokser

Det er ikke bare papirdokumenter som kan lagres, men også verdifulle gjenstander som tekstiler, bøker , aviser og fotografier.

For eksempel velger bedrifter og enkeltpersoner å arkivere aviser og magasiner av en rekke årsaker.

Det kan være å føre en oversikt over pressedekning for et selskap eller en oversikt over familieprestasjoner, fødsler, dødsfall og ekteskap for enkeltpersoner.

Det er viktig at aviser og magasiner oppbevares i syrefrie arkivbokser, eller for utklipp, syrefrie konvolutter. Aviser og magasiner oppbevares ofte i en polyetylenpose før de arkiveres.

Mange enkeltpersoner velger å arkivere fotografier som tar opp verdifull plass i hjemmet. Imidlertid kan bilder som ikke lagres riktig, lett bli skadet.

Ved arkivering av fotografier bør du velge en robust arkivboks som kan lukkes helt og hvor dokumentene kan legges flatt uten å brettes eller vri seg. Som med aviser må arkivboksene du velger være syrefrie.

#1 - Størrelsen på arkivboksen

Selv om A4 er standardstørrelsen på de fleste dokumenter, finnes arkivbokser i størrelser fra svært små esker som passer til A5-dokumenter til store arkivbokser som kan inneholde A3- og A2-papir.

A3 filboks

Dokumentstørrelse: Ca 297mm x 420mm

Filboksstørrelse ca: 331mm x 108mm x 442mm

Store arkivskap er ofte nødvendig for dokumenter som tegninger, diagrammer, aviser, markedsføringsmateriell eller til og med røntgenbilder.

A3-filbokser har en tendens til å være lavere enn A4-bokser, slik at de har færre ark.

A4 filboks

Dokumentstørrelse: 210 mm x 297 mm

Filboksstørrelse ca: 380mm x 321mm x 290mm

A4-permer kan typisk inneholde fem permer.

Siden typiske permfiler inneholder rundt 500 A4-dokumenter, kan vanligvis bare én arkivboks inneholde 2500 sider.

A5 filboks

Dokumentstørrelse: 148,5 mm x 210 mm

Filboksstørrelse ca: 256mm x 180mm x 76mm

A5-dokumenter får enkelt plass i A4-mapper og arkivbokser, men det kan være lurt å arkivere mindre dokumenter, for eksempel fotografier, separat i A5-bokser.

#2 - Arkivboksens mange funksjoner

Arkivbokser har en rekke ulike spesifikasjoner og funksjoner, nedenfor kan du se noen eksempler.

Tungt arbeid

Arkivbokser brukes til å lagre dokumenter i mange år, noen ganger tiår, så det er viktig at de er laget av sterkt, solid og slitesterkt materiale, oftest papp.

En robust arkivboks av kraftig papp bør ha følgende funksjoner:

Dobbeltlags vegger

Denne typen arkivboks har typisk to lag med riller (bølgepapp mellom de to glatte ytre papplagene).

Disse to lagene bidrar vanligvis til å beskytte pappen mot støtskader, og en solid arkiveske bør ha minst et dobbelt lag med bølgepapp på håndtakets ender og bunn.

Fest med stifter eller sting

Lim brukes vanligvis som lim for pappesker og vil ofte være sterkt nok til esker som brukes til å arkivere dokumenter.

Men skal du arkivere noe tungt eller på jakt etter esker med stor styrke, bør du velge arkivesker med sømmer som er sydd eller stiftet.

#3 - Arkivboks med lås

Hvis du velger å lagre dokumentene dine hos et spesialarkiveringsfirma, trenger du ofte ikke bekymre deg for låsbare oppbevaringsbokser, da disse fasilitetene typisk er svært sikre og samtidig sikrer at kun autorisert personell har tilgang til dokumenter.

Avhengig av hvor mange dokumenter du ønsker å arkivere, kan det ofte være mer kostnadseffektivt å bruke en arkivtjeneste enn å investere i flere låsbare arkivskap.

Låsbare arkivskap koster vanligvis ikke mye, men de har ofte låser som enkelt kan åpnes; Derfor, hvis du ønsker å arkivere et stort antall dokumenter sikkert, vil det ofte være et bedre alternativ å bruke en filbehandlingstjeneste.

Som et alternativ til låsbare arkivbokser kan du også vurdere metallbokser med lås, for eksempel sparebøsser eller lignende.

#4 - Vanntette arkivbokser

Vanntette plastbokser er en god idé for oppbevaring av viktige personlige dokumenter, men det kan bli svært dyrt når du skal arkivere dokumenter i store mengder.

Arkivering av dokumenter i lokaler som er vurdert for flom- og brannfare er for mange et tryggere og rimeligere valg enn å beskytte dokumenter mot vannskader i individuelle vanntette bokser.

Da har du imidlertid ikke eskene for hånden heller, og det kan derfor være vanskeligere å få tak i dokumentene dine, samtidig som du heller ikke har så mye oversikt.

#5 - Syrefrie arkivbokser

Papir og papp inneholder syrer som over tid kan misfarge dokumenter og andre materialer (som fotografier eller tekstiler) og gjøre dem sprø og skjøre.

Arkivbokser som er syrefrie eller syrenøytrale bidrar til å beskytte dokumenter mot skade.

Det er viktig at du alltid dobbeltsjekker de enkelte arkivboksene for å se om de passer for den typen dokumenter du ønsker å lagre.

#6 - Fordeler og ulemper med de forskjellige typene arkivskap

Det finnes flere ulike varianter av arkivbokser, og det kan være vanskelig å velge hvilken som passer best for deg.

Derfor kan du nedenfor finne en kort liste over både fordeler og ulemper ved de ulike variantene, slik at du raskt og enkelt kan lage en oversikt over hva som vil passe deg best.

Arkivesker i plast

Arkivesker av papp

Dokumentmapper

Dokumentmapper (som plastlommer eller oppbevaringsmapper) er ideelle for å gi et ekstra lag med beskyttelse for dokumentene som arkiveres i arkivboksene.

Det er imidlertid viktig å huske på at de hovedsakelig er laget for å beskytte plast- eller pappmapper.