Papirarkivering

Arkivering – Få kontroll over arkivet eller skrivebordet

På denne siden finner du vårt utvalg av produkter for arkivering, som kan hjelpe deg med å få styr på arkivet eller rett og slett på skrivebordet.

Arkivering er kanskje ikke akkurat det du forbinder med noen av de mest spennende oppgavene, men på den annen side kan det være helt uoverskuelig å begynne å jobbe ved pulten hvis det flyter med løse papirer, klipp, penner og blyanter .

Derfor kan det være en veldig god idé å holde pulten ryddig, organisere verktøyet slik at du slipper å bruke tid på å lete etter en blyant eller linjal, og samtidig gjøre det enklere å rengjøre bordet.

Det er mange alternativer som kan gjøre det enklere å organisere og arkivere på kontoret og skrivebordet, for eksempel:

• Ringperm
• Post arrangører
• Arkivbokser
• Mapper
• Holdere for skriveredskaper
• Faner
• Stansemaskiner

Arkivering er ikke bare noe som skjer i støvete kjellere og i gamle arkivskap, de fleste har nok lagt det til side for lenge siden og bruker nå datamaskiner.

Men hvis du er en av dem som fortsatt tar notater på en blokk med blyant, tegner på papir i stedet for datamaskiner, så er du definitivt ikke den eneste.

Skrivebordet kan derfor fortsatt bli rotete, akkurat som skuffer og skap på et kontor, fordi ting beveger seg raskt og derfor ikke alltid finner rett sted etter at arbeidet er gjort.

Nedenfor finner du noen forslag til hvilke verktøy som kan hjelpe deg med å holde styr på kontoret og gjøre det enkelt og oversiktlig å finne de tingene du trenger når du skal organisere skrivebordet eller kontoret.

7 ting som kan bidra til å gjøre arkivering mer håndterlig

Det finnes mange ulike produkter på markedet som kan hjelpe deg med å organisere kontoret ditt, slik at arkivering er enkelt å gjøre, og samtidig gjør det raskt å finne de tingene du trenger.

Nedenfor finner du våre forslag til 7 virkelig gode løsninger som kan hjelpe deg i forbindelse med arkivering eller organisering av kontor og skrivebord.

#1 - Arkivering med permer og faner

Selv om de fleste nå bruker datamaskiner til de aller fleste oppgavene på kontoret, er det fortsatt noen ting som er nødvendig å ha på papiret, og samtidig er det ofte enklere eller mer praktisk å ta notater på en blokk eller et stykke papir.

Disse papirene, notatene og tegningene kan fort bli et rot og gjøre skrivebordet rotete, derfor kan du med fordel sortere disse i permer med faner.

Ringpermer gjør det enkelt å finne papiret eller dokumentet du leter etter, og det er også enkelt å ta papiret ut av permen.

Med faner kan du organisere permen din slik at dokumenter kan deles inn i emner eller alfabetisk, og gjøre det enda enklere å finne dokumentene du mangler.

#2 - Brevholdere og arkivbokser

Bokstavpermer er et ord som tidligere også betegnet en ringperm, og det er stort sett det samme, med ett unntak.

Ringpermen skiller seg fra brevpermen ved at lukkemekanismen er forskjellig på de to mappene.

Brevmappen egner seg spesielt godt til bruk når du ofte skal ta ut dokumenter og legge dem i mappen, på grunn av brevmappens lukkemekanisme.

Lukkemekanismen i en brevperm er litt mer avansert enn den i en ringperm , da lukkemekanismen i brevpermen ofte har et metallhåndtak som heves eller senkes avhengig av om du vil åpne eller lukke ringene.

Brevformidleren har ofte kun 2 ringer, men kan inneholde flere dokumenter enn en perm, som ofte har 4 ringer og hvor ringene rett og slett trekkes fra hverandre når du skal få et dokument ut av mappen.

Arkivboksene gjør det mulig å oppbevare litt større gjenstander, og disse egner seg ikke spesielt godt til dokumenter.

Mange bruker arkivbokser til å arkivere flere mapper om gangen, større gjenstander eller til vanlig hverdagsoppbevaring.

Arkivbokser finnes i mange forskjellige utførelser og er oftest laget av papp og må settes sammen når du mottar dem.

Boksene kan være med på å skape god oversikt både på hylla og i taket eller i et benkekammer.

#3 - Skrivebordsorganisasjon

Et skrivebord er ofte en arbeidsplass hvor mange ulike verktøy brukes og ulike oppgaver utføres.

Derfor kan det ofte oppstå et uorganisert rot eller i beste fall hoper det seg opp hauger med papirer i hjørnene til du kanskje ikke finner tastaturet lenger og må bite i det og rydde opp.

Det er imidlertid mange muligheter for å organisere kontoret og skrivebordet, slik at risikoen for rot reduseres og at det blir litt lettere å arkivere de ulike tingene når den tid kommer.

Holdere til skriveredskapene dine er et godt sted å begynne, da det betyr at du alltid vil kunne finne en blyant, penn eller lignende når du trenger det, i stedet for å måtte løfte alle papirene for å finne din ene blyant.

Dette krever selvfølgelig at du legger verktøyene i holderen når du er ferdig med å bruke dem, men det er litt lettere å gjøre når de har sin faste plass.

Et annet alternativ kan være et såkalt brevbrett, som kan brukes til å sortere dokumenter og brev i, og dermed allerede på det tidspunktet få sortert papirene i samme inndeling som permene eller brevmappene dine er organisert i.

Dette kan gjøre det enkelt og raskt å arkivere papirer, notater og tegninger, i permer og mapper, når du er ferdig med et prosjekt.

#4 - Kontortilbehør

Det finnes mange forskjellige modeller og typer kontortilbehør som gjør arkivering enklere og raskere.

Stanser, klips, indeksark og etiketter er alle eksempler på kontortilbehør som hjelper deg med å gjøre filene dine lett tilgjengelige og brukbare.

Hvis du for eksempel bruker permer eller brevmapper til å arkivere dokumentene dine, kan det være vanskelig å klare seg uten en hullmaskin, som kan lage hull i papirene dine med akkurat den avstanden som passer til ringene i permen din.

Men hullslagere og klippere tar liten plass og kan med fordel oppbevares i en arkivboks, en skuff eller et skap, slik at det er enkelt å ta disse ut ved behov.

Ofte kan det være vanskelig å finne hode og haler i dokumenter som består av flere sider og ofte kan det snike seg papirer mellom som ikke tilhører dokumentet, og her er klipp et spesielt godt alternativ for å holde sammen papirer som tilhører samme dokument. .

Mange bruker også effektivt charteks for å holde styr på løse dokumenter, slik at de ikke ender opp med å ligge over hele skrivebordet eller ligge løst i skapet.

#5 - Lamineringsmaskin for arkivering

Har du viktige dokumenter eller merknader som må beskyttes mot fukt eller hvor levetiden på farge må forlenges, kan du med fordel laminere dokumentene.

Ved laminering forsegles dokumentet i et gjennomsiktig plastlag og på denne måten er det beskyttet mot skader, fukt og smuss , fargenes levetid forlenges, slik at du kan finne dokumentet når du trenger det og fortsatt ha klare farger og tekst.

Lamineringsmaskinen brukes sammen med såkalte lamineringslommer , hvor dokumentet legges og kjøres gjennom maskinen.

Maskinen varmer opp plastlommen og smelter den sammen med papiret.

Laminering er spesielt en fordel hvis du har viktige dokumenter som du ønsker å beskytte under lagring over lengre tid eller hvis du har behov for å organisere ditt lager eller arkiv med skilt.

#6 - Charteks for arkivering og kontor

Diagrammer er en annen måte å sortere, organisere og arkivere på, og disse er tilgjengelige i både plast og tungt papir.

De er enkle å legge dokumenter i og fås både med åpen side eller som lomme som kun er åpen i toppen.

På denne måten kan du samle flere dokumenter i et chartek og bruke disse til å sortere dokumentene dine.

Løse papirer på en pult kan fort bli et rot og gjøre det vanskelig å finne dokumentet du leter etter, samtidig kan de lett falle i gulvet, men med en chartek å oppbevare papirene dine i kan du holde styr på på de løse papirene,

#7 - Klistrelapper for skrivebordet

Klistrelapper , eller små papirbiter med lim på baksiden, er nesten uunnværlig på alle kontorer.

Med klistrelapper er det enkelt å skrive ned en rask melding og henge papiret synlig, noe som er praktisk for telefonmeldinger eller andre lapper som må legges slik at de er lette å finne.

På mange kontorer finner du klistrelapper på dataskjermene, med all slags informasjon som kan brukes under arbeid og som påminnelser.